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Chor-Portal sera bientôt public. Tu pourras alors te connecter ici et créer un compte pour ta chorale. Pour toute question, écris-nous à kontakt@chor-portal.ch.

Langue

Déclaration de protection des données

Ceci est une traduction. Seule la version allemande fait foi : www.chor-portal.ch/de/privacy

Version du 1er novembre 2026

L’essentiel en bref

1. De quoi il s’agit

Chor-Portal est un programme avec lequel les chœurs gèrent leurs membres, événements, absences, chants, sondages et tâches. Pour participer, tu as besoin d’un compte.

Cette déclaration s’applique à tous : à chaque personne qui a un compte et à chaque chœur dans le portail.

Nous respectons la loi fédérale suisse sur la protection des données (LPD).

2. Qui est responsable

Le responsable est l’exploitant de Chor-Portal. Dans cette déclaration, il parle de lui en disant « nous ». Le nom et l’adresse de l’exploitant figurent dans les mentions légales : www.chor-portal.ch/fr/imprint

E-mail : kontakt@chor-portal.ch

Pour toute question sur la protection des données, tu peux nous écrire à cette adresse.

3. Quelles données nous enregistrons

Ce que tu dois indiquer

Ce que tu peux indiquer volontairement

Sous « Mon profil », tu peux en plus indiquer :

Ces indications aident ton chœur à s’organiser, par exemple pour le voyage à un concert ou pour les repas au camp de chœur. Tu peux les laisser vides et les modifier ou les supprimer à tout moment.

S’y ajoutent tes réglages : langue, couleur et si tu vois le portail en clair ou en sombre.

Ce qui naît sur toi dans ton chœur

Quand tu participes à un chœur, d’autres données sur toi y naissent :

Ce que ton chœur peut en faire figure aux sections 15 à 20.

Si tu te connectes avec Google ou Apple

Tu peux relier ton compte à Google ou à Apple. Nous recevons alors de leur part un numéro d’identification et l’adresse e-mail de ce compte, la première fois aussi ton nom. Nous enregistrons le numéro et l’adresse pour te reconnaître à la connexion et pour te montrer sous « Mon profil » quel compte est relié. Nous ne voyons jamais ton mot de passe chez Google ou Apple.

Si tu choisis chez Apple « Masquer mon adresse e-mail », nous ne voyons que l’adresse de remplacement qu’Apple crée pour cela.

Tu peux supprimer le lien sous « Mon profil » à tout moment. Nous supprimons alors ces deux indications.

Pour la connexion chez Google ou Apple elle-même, c’est la déclaration de protection des données de Google ou d’Apple qui s’applique.

Ta confirmation de cette déclaration

Quand tu confirmes avoir pris connaissance de cette déclaration, nous enregistrons de quelle version il s’agissait, quand, depuis quelle adresse IP et avec quel navigateur. Cela nous permet de montrer que nous t’avons informé de la manière dont nous traitons tes données.

Cette confirmation n’est pas un consentement. Tu confirmes seulement que tu es informé.

Si tu supprimes ton compte, nous effaçons immédiatement l’adresse IP et le navigateur. Il ne reste alors que la version que tu as confirmée et quand.

Données techniques

4. Alimentation et allergies

Nous traitons les indications sur l’alimentation, les allergies et les intolérances comme des données sur la santé, donc comme des données particulièrement dignes de protection.

5. À quoi nous servent tes données

Nous n’utilisons pas tes données pour de la publicité, ne les vendons pas et n’établissons aucun profil de la manière dont tu utilises le portail. Nous ne t’envoyons pas d’e-mails publicitaires.

6. Qui voit tes données

Dans ton chœur

Tu as un seul profil, et il vaut pour tous les chœurs dont tu fais partie. Chacun de ces chœurs voit les mêmes indications, selon les mêmes règles ci-dessous. Si tu modifies quelque chose sous « Mon profil », cela change en même temps dans tous tes chœurs. Il n’est pas possible de donner d’autres indications à un chœur qu’à un autre. Un chœur ne voit cependant pas dans quels autres chœurs tu es encore.

Ces règles, c’est nous qui les fixons, pour qu’elles soient les mêmes dans chaque chœur. Un chœur ne peut pas les modifier.

Tous les membres de ton chœur voient :

Seules certaines personnes voient :

Ce sont les admins de ton chœur qui décident qui a quelles autorisations. Qui gère les membres peut aussi télécharger dans une liste les indications qu’il ou elle voit. Ce qui se passe avec une telle liste relève de la responsabilité du chœur.

L’exploitant

Nous ne regardons tes données et celles d’un chœur que si c’est nécessaire : si toi ou ton chœur nous demandez de l’aide, si quelqu’un veut faire supprimer ses données, pour des questions sur une facture, si un chœur n’a plus d’admin, ou pour corriger une erreur.

Chaque fois que nous modifions quelque chose à ton compte, que nous établissons pour toi un renseignement sur tes données, que nous ouvrons la liste des membres d’un chœur avec les noms ou que nous modifions quelque chose pour un chœur, c’est consigné dans un journal : qui, quand, quoi. Ainsi, toi et ton chœur pouvez demander qui chez nous a accédé à vos données et quand. Le journal est supprimé après 12 mois.

Prestataires qui travaillent pour nous

Infomaniak ne peut traiter les données que pour nous et seulement selon nos instructions, et tout reste dans des centres de données en Suisse. C’est réglé ainsi dans les conditions contractuelles d’Infomaniak.

Quand un chœur paie une facture, l’argent arrive sur notre compte à la Banque Cantonale des Grisons (Coire, Suisse). Comme pour chaque virement, la banque voit qui a payé. Elle ne reçoit aucune donnée du portail.

Google et Apple

Google et Apple ne travaillent pas pour nous. Si tu te connectes par leur intermédiaire, ils traitent tes données selon leurs propres règles (voir sections 3 et 7).

Tout le reste tourne sur notre propre serveur : la vérification antivirus des fichiers téléversés, la police d’écriture et les sons pour jouer les chants ne viennent pas de fournisseurs externes. Quand tu utilises le portail, ton navigateur ne charge rien depuis Google ou d’autres services.

Autorités

Seulement si une loi ou un tribunal nous y oblige.

7. Où se trouvent tes données et comment nous les protégeons

Si tu te connectes avec Google ou Apple, le portail te redirige vers leur page de connexion. Là, Google ou Apple voient, comme sur tout site web, ton adresse IP et ton navigateur, et ils apprennent que tu te connectes à Chor-Portal. Les deux entreprises ont leur siège aux États-Unis et traitent aussi ces données là-bas. Ce qu’elles en font, ce sont elles qui le décident, pas nous. Si tu ne le veux pas, connecte-toi avec le lien par e-mail.

8. Cookies et stockage dans le navigateur

Nous utilisons un seul cookie : il te garde connecté. Il ne contient qu’un numéro aléatoire et aucune indication sur toi. Il est valable au plus un an. Si tu te déconnectes, il est supprimé immédiatement. Sans ce cookie, tu ne peux pas te connecter.

En outre, ton navigateur retient quelques réglages, par exemple la langue, la couleur et clair ou sombre, pour que le portail ait le bon aspect dès l’ouverture. Ces indications restent sur ton appareil.

Nous n’utilisons pas de cookies pour la publicité ou les statistiques. C’est pourquoi il n’y a pas non plus chez nous de fenêtre de cookies dans laquelle tu dois refuser quelque chose.

9. S’abonner au calendrier

Avec « S’abonner au calendrier », tu reçois une adresse personnelle par laquelle le calendrier de ton téléphone ou de ton ordinateur va chercher tes événements. Qui connaît cette adresse voit tes événements. Ne la transmets donc pas. Tu peux créer une nouvelle adresse à tout moment, l’ancienne ne fonctionne alors plus.

10. Combien de temps nous conservons tes données

Combien de temps les données d’un chœur restent figure à la section 19.

11. Tes droits

Écris-nous à kontakt@chor-portal.ch. Nous te répondons dans les 30 jours, et cela ne te coûte rien. Pour que personne ne puisse se faire passer pour toi, nous ne répondons qu’à l’adresse e-mail de ton compte.

Renseignement : tu peux savoir quelles données nous avons enregistrées sur toi. Tu reçois de notre part un aperçu en PDF.

Remise : tu peux aussi demander tes données sous une forme que tu peux réutiliser dans un autre programme. Si tu en as besoin autrement qu’en PDF, par exemple sous forme de tableau, dis-le-nous.

Rectifier : tu peux modifier toi-même la plupart des choses sous « Mon profil ». Sinon, écris-nous.

Retirer des indications : tu peux supprimer toi-même tes indications volontaires à tout moment, et tu peux supprimer à tout moment le lien avec Google ou Apple.

Supprimer : tu peux demander que nous supprimions tes données. Voici alors ce qui se passe :

Plainte : si tu trouves que nous ne traitons pas correctement tes données, tu peux déposer une plainte auprès du Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT) : Feldeggweg 1, 3003 Berne, www.edoeb.admin.ch. Mais nous préférons que tu nous écrives d’abord.

12. Enfants et jeunes

Dans les chœurs chantent aussi des enfants et des jeunes, et Chor-Portal est aussi là pour eux.

Qui a moins de 18 ans indique lors de la création du compte l’adresse e-mail d’un parent ou d’une personne de référence, plusieurs si souhaité. Ces personnes reçoivent de notre part un e-mail indiquant que le compte a été créé, avec un renvoi à cette déclaration. Si elles ont des questions ou ne veulent pas du compte, elles peuvent nous écrire, et nous le supprimons.

De plus, elles reçoivent une copie des e-mails qui concernent le chœur : invitations aux événements, rappels, sondages, et si quelqu’un a été admis dans un chœur ou en a été retiré. Elles ne reçoivent jamais de liens de connexion, pour qu’elles ne puissent pas se connecter à la place de leur enfant. Ce que tu réponds dans les sondages ou écris comme remarque ne figure pas dans ces e-mails.

La copie est une offre, pour que tes parents sachent quand ont lieu les répétitions et les concerts. Ce n’est pas une surveillance : tu peux toi-même la désactiver et la réactiver sous « Mon profil ». Elle continue aussi longtemps que tu la laisses activée, même après tes 18 ans. Dès 18 ans, tu peux aussi supprimer complètement les adresses.

Nous n’utilisons ces adresses pour rien d’autre. Elles restent dans ton compte jusqu’à ce que tu les supprimes ou que ton compte soit supprimé.

13. Formulaire de contact sur notre site web

Si tu nous écris par le formulaire de contact, ton message nous arrive comme e-mail avec ton nom, ton adresse e-mail et, si tu l’indiques, ton chœur. Rien de tout cela n’est enregistré dans le portail. L’e-mail reste dans notre boîte aussi longtemps que nous en avons besoin pour la réponse.

14. Sondages sans compte

Un chœur peut rendre un sondage public. Alors toute personne qui a le lien peut le remplir, même sans compte.

15. Pour les chœurs : qui est responsable de quoi

À partir d’ici, la déclaration s’adresse à votre chœur.

Votre chœur est responsable de tout ce qui naît dans le chœur sur ses membres et de ce que le chœur fait des indications de leurs profils. Le chœur décide qui il admet, qui reçoit quelles autorisations, quels événements, sondages et fichiers il y a et à quoi lui servent les données. Vous êtes responsables de ne les utiliser que dans la mesure nécessaire.

Nous sommes responsables des comptes eux-mêmes : connexion, profil, sécurité et technique (sections 1 à 14). Nous sommes aussi responsables de ce que les membres voient les uns des autres (section 6) : ces règles valent de la même manière dans chaque chœur, et le chœur ne peut pas les modifier.

Pour les données du chœur, nous travaillons sur mandat du chœur. Nous les enregistrons, les protégeons et les montrons aux personnes auxquelles le chœur donne accès. Nous ne les utilisons pour rien d’autre. Ce que nous promettons à ce sujet figure à la section 20.

Pour tout le chœur, c’est la personne à qui appartient le chœur dans le portail (la ou le propriétaire) qui confirme avoir pris connaissance de cette déclaration. Lors de la création, c’est la personne qui crée le chœur. Les autres admins et les membres ne la confirment que pour leur propre compte.

16. Quelles données il y a dans un chœur

Tirées des profils des membres : les indications de la section 3. Hormis le nom, l’adresse e-mail et la date de naissance, tout est volontaire. Chaque personne tient elle-même son profil à jour, et il vaut pour tous les chœurs dont elle fait partie.

Ce qui naît dans le chœur :

De personnes extérieures au chœur : les réponses aux sondages publics (section 14).

17. À quoi le chœur peut utiliser les données

Le chœur peut utiliser les données pour tout ce qui fait partie de la vie du chœur : planifier les répétitions et les concerts, garder un œil sur les absences, organiser les voyages et les repas, répartir les tâches, faire des sondages, partager des partitions et des enregistrements et informer les membres.

Le chœur ne peut pas :

Autorisations dans le chœur : qui voit quelles indications figure à la section 6. Quelles personnes ont les autorisations « Gérer les membres » et « Gérer les présences », ce sont les admins qui le décident sous « Autorisations ». Ne donnez ces autorisations qu’aux personnes qui en ont vraiment besoin.

Données sur la santé : les indications sur les allergies sont des données sur la santé, et une remarque d’absence comme « rendez-vous chez le médecin » peut aussi en être une. La loi protège particulièrement de telles indications. Ne demandez et ne notez donc que ce dont vous avez besoin : pour les repas au camp de chœur, il suffit de savoir à quoi quelqu’un doit renoncer, pas pourquoi.

Télécharger des listes : dans le portail, vous pouvez télécharger des listes en Excel, CSV ou PDF, par exemple la liste des membres. Ce qui se trouve alors sur un ordinateur ou sur papier, nous ne le protégeons plus. Le chœur en est responsable : ne téléchargez que ce dont vous avez besoin, ne le transmettez que si c’est nécessaire, par exemple les allergies à la cuisine, et supprimez-le quand vous n’en avez plus besoin.

Liens de calendrier : qui connaît le lien de calendrier du chœur voit tous les événements. Ne le partagez qu’au sein du chœur.

Enfants et jeunes : dans beaucoup de chœurs chantent des enfants et des jeunes. Pour les fichiers, photos et enregistrements, pensez qu’ils sont particulièrement protégés. Pour les membres de moins de 18 ans, les parents ou personnes de référence reçoivent une copie des e-mails qui concernent le chœur, si le membre l’a réglé ainsi (section 12).

18. Ce que le chœur doit faire envers ses membres

Informer : dites à vos membres que vous utilisez Chor-Portal et pour quoi. Chaque membre voit cette déclaration dès la création de son compte. Si votre chœur a ses propres règles, par exemple dans les statuts, dites-le-leur également.

Répondre aux questions : si un membre veut savoir ce que le chœur a enregistré sur lui ou veut faire supprimer quelque chose, le chœur est le premier interlocuteur pour tout ce qui est né dans le chœur. Nous vous aidons si vous ne pouvez pas le faire vous-mêmes dans le portail. Pour les indications de son propre profil, chaque personne peut aussi s’adresser directement à nous.

Sondages publics : dites aux personnes qui remplissent un sondage public qui voit les réponses et à quoi elles vous servent. Ne demandez que ce que vous devez vraiment savoir.

Fichiers : ne téléversez pas de fichiers contenant des indications sur des personnes qui ne font pas partie du chœur, par exemple d’anciennes listes avec des adresses ou des indications sur la santé, sauf si vous en avez besoin.

Si quelque chose tourne mal : si des données de votre chœur sont tombées entre de mauvaises mains, par exemple une liste téléchargée ou un compte auquel une personne étrangère a accès, signalez-le-nous immédiatement à kontakt@chor-portal.ch. C’est à vous, en tant que chœur, de décider si vous devez l’annoncer au PFPDT, car vous êtes responsables de ces données. Nous vous aidons à évaluer le cas et à faire le nécessaire. Si cela concerne les comptes eux-mêmes, par exemple parce que quelqu’un s’est introduit sans autorisation sur nos serveurs, nous l’annonçons au PFPDT et vous le disons.

19. Départ et suppression dans le chœur

Si un membre quitte le chœur : il reste dans la liste des membres comme « parti », avec les indications de son profil, pour que les anciennes listes de présence et l’historique du chœur restent justes. Il perd toutes ses autorisations et tâches et ne voit plus le chœur. Si la personne ne le veut pas, elle peut faire supprimer ses données chez nous.

Si un membre fait supprimer ses données : ce qui est alors supprimé et ce qui reste sans nom figure à la section 11. Dans le chœur figure ensuite partout « Compte supprimé ». Les personnes qui gèrent les membres dans le chœur reçoivent un e-mail, sans nom. Les entrées sans nom ne sont pas totalement anonymes : qui connaissait la personne la reconnaîtra peut-être à la voix et aux dates, et son nom lui-même peut figurer dans un fichier. Traitez donc ces entrées toujours comme des données personnelles. Ne conservez plus en dehors du portail de copies des données de cette personne, par exemple dans des listes téléchargées.

Contenus individuels : vous pouvez supprimer vous-mêmes à tout moment les événements, sondages, chants, fichiers et autres contenus. Juste après la suppression, vous pouvez récupérer la plupart des choses avec « Annuler ». Ensuite, ils ont disparu.

Si le chœur est supprimé : seule la personne inscrite dans le chœur comme propriétaire peut le supprimer. Ensuite, le chœur disparaît immédiatement pour tous les membres. Pendant 30 jours, nous pouvons encore le restaurer sur demande. Ensuite, nous supprimons tout ce qui appartient au chœur : membres, événements, absences, sondages, chants, projets, fichiers, tâches, pupitres et invitations. Les comptes des membres continuent d’exister, car ils appartiennent aux personnes elles-mêmes.

Ce qui reste : les factures au chœur, avec le nom et l’adresse de la personne à qui elles étaient adressées. Nous devons les conserver 10 ans, ensuite nous les supprimons.

Copies de sauvegarde : ce qui est supprimé reste encore au plus 30 jours dans nos copies de sauvegarde.

Avant la suppression, téléchargez ce que vous voulez garder, par exemple des listes et des fichiers.

20. Ce que nous promettons au chœur

Comme nous traitons les données de votre chœur sur votre mandat, ce qui suit vaut entre votre chœur et nous :

  1. Nous traitons les données de votre chœur uniquement pour mettre le portail à votre disposition, et uniquement de la manière que vous déclenchez dans le portail ou que vous nous indiquez par écrit.
  2. Nous ne les utilisons pour rien d’autre, ne les vendons pas et ne les transmettons pas, sauf aux prestataires de la section 6 ou si une loi nous y oblige. Si une autorité demande des données de votre chœur, nous vous le disons si nous en avons le droit.
  3. Toutes les personnes qui ont accès aux données chez nous sont tenues au secret.
  4. Nous protégeons les données selon l’état de la technique : connexion chiffrée, enregistrement chiffré des indications particulièrement personnelles, copies de sauvegarde chiffrées, vérification antivirus à chaque téléversement et un journal de nos accès.
  5. Si nous remarquons que des données de votre chœur sont tombées entre de mauvaises mains, nous vous le disons aussi vite que possible, même s’il n’est pas encore clair à quel point c’est grave. C’est vous qui décidez si vous devez l’annoncer au PFPDT, et nous vous y aidons.
  6. Nous vous aidons si un membre demande un renseignement ou veut faire supprimer ses données.
  7. Si le chœur est supprimé, nous supprimons ses données comme décrit à la section 19.
  8. Sur demande, nous vous renseignons sur la manière dont nous protégeons les données.
  9. Nous pouvons faire appel aux prestataires de la section 6, aujourd’hui Infomaniak. Ils ne peuvent traiter les données que pour nous et selon nos instructions. Si un prestataire s’ajoute ou change, nous vous le disons à l’avance, comme décrit à la section 21.

21. Si cette déclaration change

Si nous modifions cette déclaration, nous envoyons un e-mail aux admins de chaque chœur 30 jours avant. La date en haut t’indique depuis quand cette version s’applique.

À la prochaine ouverture, le portail te montre la nouvelle version, et tu confirmes en avoir pris connaissance. La personne à qui appartient un chœur le confirme en plus pour le chœur. Si elle ne le confirme pas et que le chœur continue de fonctionner, la nouvelle version s’applique au chœur 30 jours après l’e-mail. Si vous n’êtes pas d’accord, vous pouvez supprimer le chœur.